Minto Apartment Real Estate Investment Trust and each of its subsidiaries ("Minto Apartment REIT") is committed to protecting the privacy and security of personal information under its control about its property tenants, prospective tenants, website visitors and others whose personal information may be collected by Minto Apartment REIT.

In an effort to maintain appropriate standards of care in managing personal information, Minto Apartment REIT commits to the following ten principles, as outlined in the Canadian Standards Association's Model Code for the Protection of Personal  Information (CAN/CSA-Q830-96) and that comply with provincial and federal legislation:

1. Accountability
2. Identifying Purposes
3. Consent
4. Limiting Collection
5. Limiting Use, Disclosure and Retention
6. Accuracy
7. Safeguards
8. Openness
9. Individual Access
10. Challenging Compliance

This Policy is subject to change due to changes in organizational practices or legal and regulatory requirements. We encourage you to periodically check our website for updates to this Policy.

Definition of Personal Information

"Personal information" is any information about an identifiable individual, other than an individual's business contact information that is used to communicate with the individual in relation to their business, employment or profession. Thus, personal information includes, but is not limited to, your name, contact information, date of birth, credit card details or other financial information, hours of availability, schedule, personal preferences, family size, income, employment details, opinions, purchase patterns and other demographics that help Minto Apartment REIT service your specific needs.

Personal information does not include anonymous or aggregated information that cannot be tracked back to you personally. For example, we may use aggregate data to improve the quality and efficiency of our products and services, and to enhance our marketing efforts.

Principle 1: Accountability

Minto Apartment REIT accepts full responsibility for the personal information under our control. To that end, we have established internal procedures to comply with this Policy and have designated a Privacy Officer to be accountable for compliance with the following principles.  

1.1       Responsibility for ensuring compliance with the provisions inherent in this Policy rests with Minto Apartment REIT's Privacy Officer. The Privacy Officer may delegate responsibilities to one or more employees to oversee privacy compliance.

1.2       Minto Apartment REIT shall use contractual and other commercially reasonable means to ensure that any third parties with access to personal information entrusted to Minto Apartment REIT provide a comparable level of protection while such information is being processed by them.

1.3       To give effect to the principles of privacy, in addition to developing this Policy, Minto Apartment REIT has:

• Developed and implemented practices to protect personal information;
• Established procedures to receive and respond to privacy inquiries or complaints, as well as manage privacy breaches; and
• Established a privacy training program for Minto Apartment REIT staff that highlights personal information protection responsibilities.

Principle 2: Identifying Purposes

Minto Apartment REIT collects personal information for specific purposes and identifies these purposes at or before the time the information is collected.

2.1       Personal information is collected for purposes such as the following:

• To understand the needs of individuals and respond to requests for information, products or services;
• To verify an individual's identity;
• To complete a business transaction such as the lease of a property or the rental of a suite;
• To provide appropriate levels of service following completion of a transaction, such as repairs, maintenance/correction of deficiencies, warranty coverage, and the provision of telecommunications, utility and similar services;
• To establish relationships, provide support, as well as communicate about  project updates, service developments or other news related to Minto Apartment REIT;
• To conduct customer satisfaction surveys;
• To facilitate financing or approval of an application, or process financial transactions;
• To provide safety and security services; and
• To meet legal or regulatory requirements imposed upon Minto Apartment REIT from time to time.

2.2       Unless otherwise permitted or required by law, Minto Apartment REIT shall make reasonable efforts to only collect and use personal information that is necessary for the purposes identified in section 2.1.

2.3       Upon request, representatives of Minto Apartment REIT collecting personal information shall explain the purposes for which such information will be used, or refer the individual to another Minto Apartment REIT representative who can explain the purposes.

Principle 3: Consent

Minto Apartment REIT obtains informed consent for the collection, use or disclosure of personal information, except where inappropriate.

3.1       Unless otherwise permitted or required by law, Minto Apartment REIT shall not use or disclose personal information for any new purpose that is not outlined in section 2.1 without first identifying and documenting the new purpose and obtaining the express consent of the individual.

3.2       Consent can be obtained in person, by phone, by mail, or via the Internet. Consent is only implied or assumed if the collection, use or disclosure of personal information is obvious based on the individual's actions or inactions, and the personal information is non-sensitive in nature and context.

3.3       Minto Apartment REIT will only require individuals to consent to the collection, use or disclosure of personal information as a condition to the supply of a product or service if such collection, use or disclosure is required to fulfill the identified purposes.

3.4       Your provision of personal information to Minto Apartment REIT means that you agree to our collection, use and disclosure of your personal information in accordance with this Privacy Policy. If you do not agree with these terms, please do not provide any personal information to Minto Apartment REIT.

3.5       If you provide Minto Apartment REIT or its service providers with personal information about another person, it is your responsibility to obtain consent from such person to enable us to collect, use and disclose such information for the purposes set forth in this Policy.

3.6       An individual may withdraw consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. For example, you are always given the ability to opt-out of receiving promotional electronic messages from Minto Apartment REIT by using the available "unsubscribe" link.  Minto Apartment REIT will inform customers of the implications of withdrawing consent, as we may be limited or unable to provide information, products or services as a result.

Principle 4: Limiting Collection

Minto Apartment REIT limits the collection of personal information to that which is necessary for purposes identified by Minto Apartment REIT. Personal information is collected by fair and lawful means.

4.1       Every Minto Apartment REIT department or business unit is responsible for ensuring that all information collected is limited, both in amount and type, to what is needed to fulfill the identified purposes.

4.2       For the most part, personal information is collected directly from the individual who it is about, for example through applications and supporting documentation provided.

4.3       Only with the authorization of the individual or where permitted or required by law, Minto Apartment REIT may also collect personal information from references, financial institutions, credit reporting agencies or other third parties.

Principle 5: Limiting Use, Disclosure and Retention

Minto Apartment REIT does not use or disclose personal information for purposes other than those for which it is collected (as outlined in section 2.1), except with the consent of the individual or as required by law. Minto Apartment REIT retains personal information only as long as necessary for the fulfillment of those purposes, or as required by law.

5.1       There are circumstances where a disclosure without consent is justified or permitted, for example in the context of a legal investigation or a request from law enforcement or other governmental authorities, or where Minto Apartment REIT believes, upon reasonable grounds, that the disclosure is necessary to protect the rights or safety of an identifiable person or group.

5.2       Also, note that your information may be shared with service providers who assist us in establishing, managing or maintaining our relationship with you. These organizations, such as telecommunication and utility providers, banking institutions and credit agencies, as well as trades and contractors and warranty providers who perform various functions to provide or assist in the delivery of service, commit to safeguarding your personal information.

5.3       Note that your personal information may be transferred to a foreign jurisdiction to be processed or stored by Minto Apartment REIT or its service providers, including data hosting providers. Such information may be provided to law enforcement or national security authorities of that jurisdiction upon request, in order to comply with foreign laws.

5.4       Minto Apartment REIT does not and will never sell any personal information to third parties for marketing or any other commercial purposes.

5.5       Personal information may be shared within the entities comprising Minto Apartment REIT for internal audit, management, billing, promotional or administrative purposes including defending and bringing legal actions.

1. Minto Apartment REIT retains personal information only as long as it is deemed necessary, to fulfill the purposes identified in section 2.1 or as required by law. Minto Apartment REIT has established departmental retention timelines for staff to follow and also periodically reviews Minto Apartment REIT's retention needs. The retention period may extend beyond your relationship with us.

5.7       Personal information no longer necessary or relevant for the identified purposes or no longer required to be retained by law, shall be securely destroyed, erased or made anonymous.

Principle 6: Accuracy

Minto Apartment REIT makes reasonable efforts to keep personal information as accurate, complete and up-to-date as is necessary to fulfil the purposes for which the information is to be used.

6.1       Minto Apartment REIT relies upon the individuals who provide us with their personal information to ensure its accuracy and completeness.

6.2       Minto Apartment REIT has established internal procedures to preserve the integrity of the personal information received by individuals in accordance with reasonable commercial standards.

6.3       Minto Apartment REIT shall update personal information about customers as and when necessary to fulfill the identified purposes, or upon notification by the individual.

Principle 7: Safeguards

Minto Apartment REIT protects personal information with security safeguards appropriate to the sensitivity of the information.

7.1       With the use of appropriate security measures, Minto Apartment REIT protects personal information against a variety of risks, such as loss, theft, unauthorized access, unauthorized disclosure, unauthorized copying, unauthorized use, unauthorized modification or unauthorized destruction of such information.

7.2       Safeguards involve physical, organizational and technical measures including but not limited to:
 

• Security card access to premises;
• Restriction of employee access to files on a "need to know" basis;
• Confidentiality undertakings by all employees;
• Locking up personal information as necessary, such that it is not left unattended in plain view;
• Firewalls, anti-malware detection software, strong passwords and software solutions for technical security (including ensuring that information is only collected on Minto Apartment REIT websites via a secure, 128-bit encrypted Secure Socket Layer session); and
• Regular reviews of privacy compliance initiatives.

7.3       All of Minto Apartment REIT's employees with access to personal information shall be required, as a condition of employment, to safeguard personal information viewed or handled by the employee. Employees sign confidentiality agreements and must complete privacy awareness training. 

Principle 8: Openness                 

Minto Apartment REIT makes readily available specific information about its personal information management policies and practices to individuals upon request.

8.1       This information includes:

1. the name, title and address of the Privacy Officer to whom inquiries or complaints can be forwarded;
2. the means of gaining access to personal information held by Minto Apartment REIT;
3. a description of the type of personal information held by Minto Apartment REIT, including a general account of its use and disclosure; and
4. a copy of this policy or other information that explains Minto Apartment REIT's information handling practices.

8.2. Minto Apartment REIT makes information available to help individuals exercise choices regarding the use and disclosure of their personal information upon request. Minto Apartment REIT staff are able to answer inquiries about our information handling practices and appropriately refer unanswered questions or privacy complaints to Minto Apartment REIT's Privacy Officer.

Principle 9: Individual Access

Minto Apartment REIT informs individuals of the existence, use and disclosure of his or her personal information upon request, and gives the individual access to that information. Individuals are given the opportunity to challenge the accuracy and completeness of their information and have it amended as appropriate.

9.1       Upon written request, Minto Apartment REIT will afford customers a reasonable opportunity to review their personal information as contained in Minto Apartment REIT's files, whether in electronic or in paper form. The written request must provide sufficient detail so that Minto Apartment REIT can properly and efficiently locate the records requested.

9.2.      Upon request, Minto Apartment REIT will provide an account of the use and disclosure of the individual's personal information and, where reasonably possible, will state the source of the information.

9.3       In order to safeguard and prevent fraudulent access to personal information, we may take steps to verify the identity of an individual, or their legally authorized representative, before granting them with access to their file.

9.4       Minto Apartment REIT will respond to access requests in a timely manner, and in accordance with the timeframe prescribed by relevant legislation.

9.5       Individuals will be provided with any assistance required to access or understand their personal information, including clarifying exactly what personal information they are looking for or receiving in response to their access request.

9.6       Depending on the amount of information requested, there may be a nominal fee charged to cover any costs associated with responding to the request. Minto Apartment REIT will inform the individual of any such fees prior to fulfilling the access request.

9.7       Minto Apartment REIT shall promptly correct or complete any personal information that is successfully demonstrated by the individual, or their legally authorized representative, to be inaccurate or incomplete. Any unresolved differences as to accuracy or completeness shall be noted in the individual's file. Where appropriate, Minto Apartment REIT shall transmit to third parties having access to the personal information in question, any amended information or information regarding the existence of any unresolved differences.

9.8       An individual's right to access or correct personal information is subject to applicable legal restrictions. If Minto Apartment REIT does not have custody of the personal information requested or must decline to provide an individual with access to their personal information for legal, regulatory or other reasons, an explanation will be provided when permitted.

Principle 10: Challenging Compliance

An individual shall address a challenge concerning Minto Apartment REIT's compliance with the principles set out in this Privacy Policy to the Privacy Officer.

10.1     Minto Apartment REIT has procedures in place to receive, investigate, respond to and track concerns or complaints about Minto Apartment REIT's management of personal information.

10.2     Upon conclusion of a complaint investigation, the Privacy Officer will inform the complainant of:

1. the results of the investigation; and
2. any appropriate remedy or corrective action Minto Apartment REIT will undertake to address the complaint, including if necessary, amending Minto Apartment REIT's policies and procedures.

10.3     Note that Minto Apartment REIT is located in Canada for which the European Commission has made a positive finding of adequacy. Personal information about an EU resident may be stored on a Minto Apartment REIT server provided that Minto Apartment REIT complies with the General Data Protection Regulation. Minto Apartment REIT has taken necessary GDPR compliance steps as a data controller.

Website Practices

Usage tracking

Our websites may automatically record some general information about your visit in order for Minto Apartment REIT to engage in web statistical analysis using Google Analytics and other web analytics services. We want to make sure our sites are useful to visitors, and ensure we engage in targeted advertising responsibly, such that customers receive information that is relevant to their needs and interests.  User information gathered may include the:

• Internet domain for your Internet service provider, such as "company.com" or "service.ca" and the IP address of the computer you are using to access Minto Apartment REIT's   website;
• Type of browser you are using, such as Internet Explorer, Firefox or  Chrome;
• Type of device used to access our websites;
• Type of operating system you are using such as Windows or  Macintosh;
• Date and time of the visit to our site, the pages of our site that were visited, and the address of the previous website you were visiting if you linked to us from another  website; and
• Age category, gender, and affinity interests as determined by demographic and interest reports available through web analytics.

We make no effort to personally identify you based on your visit to our site. If you wish, you may opt out of being tracked by a web analytics service by disabling or refusing cookies; by disabling JavaScript within your browser; or in the case of Minto Apartment REIT's use of Google Analytics, you may get the Google Analytics Opt-Out Browser Add-On.

Data collected for web analytics purposes may be processed in any country where the web analytics organization used by Minto Apartment REIT operates servers, and thus may be subject to the governing legislation of that country.

Cookies

We also use "cookies" that identify you as a return visitor and which can help us tailor information to suit your individual preferences. A cookie is a small text file that a website can send to your browser, which may then store the cookie on your hard drive. The goal is to save you time next time you visit, provide you with a more meaningful visit, and measure website activity. Cookies in and of themselves cannot be used to reveal your identity. Many browsers, however, allow you to disable cookie collection if you wish, or inform you when a cookie is being stored on your hard drive.

Targeted advertising:

As you interact with Minto Apartment REIT's websites, third party advertising partners may use cookies, tracking pixels, web beacons and similar technologies to identify you as a visitor to our websites, and present you with targeted ads to help promote Minto Apartment REIT. You can opt-out of the use of your information for select ad targeting by visiting this site: http://youradchoices.ca/choices, and also by setting up "Do Not Track" options available through your browser. We also occasionally provide your personal information to trusted advertising partners for the purpose of presenting you with targeted ads on behalf of Minto Apartment REIT. You can request that your personal information not be shared with our advertising partners by contacting privacy@mintoapartmentreit.com.

Other Important Notes Regarding our Web Practices

EXTERNAL LINKS

Minto Apartment REIT provides links to other websites which we believe may be of interest to you. We are not responsible for the privacy practices of these other sites. We encourage you to read the privacy statements of each and every website that requests personal information from you.

THIRD PARTY SOCIAL MEDIA

Minto Apartment REIT's use of social media serves as an extension of its presence on the Internet. Social media account(s) are public and are not hosted on Minto Apartment REIT's servers. Users who choose to interact with Minto Apartment REIT via social media should read the terms of service and privacy policies of these third-party service providers and those of any applications used to access them.

We may offer you the opportunity to engage with our content through third party social networking websites and applications. When you engage with our content this way, you may allow us to have access to certain information associated with your social media account (e.g. name, username, e-mail address, picture) to deliver the content or as part of the website or application. We may use this information to confirm your identity and to personalize your experience.

SPECIAL NOTE FOR PARENTS

Minto Apartment REIT takes seriously its obligations under the Children's Online Privacy Protection Act concerning the collection of personal information from individuals under the age of thirteen (13). Minto Apartment REIT websites are not directed at children, and we request that children under the age of 13 not provide personal information through our sites.

SECURITY  

No method of transmitting or storing data is 100% secure. As a result, although we strive to protect your personal information, we cannot guarantee the security of any information you transmit to us through or in connection with Minto Apartment REIT websites. If you have reason to believe that your interaction with us is no longer secure (for example, if you feel that the security of any account you might have with us has been compromised), you must immediately notify us of the problem in order for Minto Apartment REIT to resolve the issue in a timely manner.  Also keep in mind that e-mail is not a secure form of communication so never send sensitive personal information to us via e-mail.

Privacy Officer Contact Information:

If you have any questions about this policy, Minto Apartment REIT's privacy practices, or would like to access your personal information, please contact:
 

Privacy Officer

Minto Apartment REIT
200-180 Kent Street
Ottawa, ON, Canada
K1P 0B6

privacy@mintoapartmentreit.com

* NOTE:  We cannot guarantee the security of e-mail communications over the Internet.

REVISIONS TO THIS POLICY

We reserve the right to modify this Privacy Policy at any time. Revisions will be effective when posted on Minto Apartment REIT's websites.

Le Groupe Minto (« Minto ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’il détient sur ses locataires, acheteurs, locataires/acheteurs potentiels, visiteurs de son site Web et autres personnes dont les renseignements personnels peuvent être recueillis par Minto.

Afin de respecter les normes appropriées en matière de gestion des renseignements personnels, Minto s’engage à respecter les obligations légales fondées sur les dix principes suivants, tels que décrits dans la norme nationale intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) et qui sont conformes aux lois provinciales et fédérales :

• Responsabilité
• Détermination des fins de la collecte des renseignements
• Consentement
• Limitation de la collecte
• Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
• Exactitude
• Mesures de sécurité
• Transparence
• Accès aux renseignements personnels
• Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

La présente politique pourrait être modifiée en raison de changements dans les pratiques organisationnelles ou dans les exigences légales et réglementaires. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site Web pour prendre connaissance des mises à jour de la présente politique.

Définition des informations personnelles

On entend par « renseignements personnels » toute information concernant une personne identifiable, autre que les coordonnées professionnelles d’une personne utilisées pour communiquer avec elle dans le cadre de son activité, de son emploi ou de sa profession. Ainsi, les renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, vos numéros de cartes de crédit ou d’autres informations financières, vos heures de disponibilité, votre emploi du temps, vos préférences personnelles, le nombre de membres de votre famille, les informations concernant votre revenu, les informations concernant votre emploi, vos opinions, vos habitudes d’achat et d’autres données démographiques qui aident Minto à répondre à vos besoins spécifiques.

Les renseignements personnels ne comprennent pas les informations anonymes ou agrégées qui ne peuvent pas mener jusqu’à vous personnellement. Par exemple, nous pouvons utiliser des données agrégées pour améliorer la qualité et l’efficacité de nos produits et services, et pour renforcer nos activités de marketing.

Principe 1 : Responsabilité

Minto accepte d’être responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion. À cette fin, nous avons établi des procédures internes pour nous conformer à la présente politique et avons désigné un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect des principes énoncés ci-dessous.

1.1 Le responsable de la protection de la vie privée de Minto est chargé de veiller au respect des dispositions de la présente politique. Le responsable de la protection de la vie privée peut déléguer des responsabilités à un ou plusieurs employés pour agir en son nom.

1.2 Minto est responsable des renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde et fournira un degré comparable de protection aux renseignements personnels que Minto confie à une tierce partie à des fins de traitement.

1.3 Pour donner effet aux principes de protection de la vie privée, outre l’élaboration de la présente politique, Minto a entrepris les actions suivantes :

• la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels ;
• la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite, et gérer les atteintes à la vie privée ; et
• la formation du personnel de Minto à la protection de la vie privée en mettant l’accent sur les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements

Minto recueille des renseignements personnels à des fins précises et détermine ces fins avant ou au moment de la collecte de ces renseignements.

2.1 Les renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes :

• Connaître les besoins des personnes et répondre aux demandes d’informations sur les produits ou les services ;
• Vérifier l’identité d’une personne ;
• Conclure une transaction commerciale telle qu’un bail pour une propriété, la location d’un appartement ou l’achat ou la vente d’une propriété ;
• Fournir des services appropriés après la conclusion d’une transaction, comme des réparations, l’entretien ou la correction de défauts, la garantie et la prestation de services de télécommunications, de services publics et autres services similaires ;
• Établir des relations, accompagner les clients ainsi que communiquer les mises à jour de projets de Minto, l’évolution des services ou d’autres actualités de la part de Minto ;
• Mener des enquêtes de satisfaction auprès des clients ;
• Faciliter le financement ou l’approbation d’une demande, ou traiter des transactions financières ;
• Fournir des services de sûreté et de sécurité ; et
• Satisfaire aux obligations légales ou réglementaires imposées de temps à autre à Minto.

2.2 Sauf si la loi le permet ou l’exige, Minto doit faire des efforts raisonnables afin de recueillir et d’utiliser uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins mentionnées à l’article 2.1.

2.3 Sur demande, les représentants de Minto qui recueillent des renseignements personnels doivent préciser les fins auxquelles ces renseignements seront utilisés ou diriger la personne vers un autre représentant de Minto qui peut préciser ces fins.

CLIQUEZ ICI pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de sites Web.

Principe 3 : Consentement

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

3.1 Sauf autorisation ou obligation légale contraire, Minto ne doit pas utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles précisées à l’article 2.1 sans avoir au préalable déterminé la nature et documenté la nouvelle fin et obtenu le consentement explicite de la personne concernée.

3.2 Le consentement peut être obtenu en personne, par téléphone, par courrier postal ou par Internet. Le consentement n’est implicite ou présumé que si la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels est évidente en raison des actions ou de l’inaction de la personne, et si les renseignements personnels sont de nature et de contexte non sensibles.

3.3 Minto ne peut pas — pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service — exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

3.4 En fournissant des renseignements personnels à Minto, vous acceptez la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à Minto.

3.5 Si vous fournissez à Minto ou à ses prestataires de services des renseignements personnels concernant une autre personne, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette personne pour nous permettre de collecter, d’utiliser et de communiquer ces renseignements aux fins indiquées dans la présente politique.

3.6 Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Par exemple, vous avez toujours la possibilité de refuser de recevoir des messages électroniques promotionnels de la part de Minto en utilisant le lien de « désinscription » disponible. Minto informera le client des conséquences d’un retrait de consentement qui pourrait limiter son accès à des informations, des produits ou des services.

Principe 4 : Limitation de la collecte

Minto ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements personnels sont recueillis de façon honnête et licite.

4.1 Chaque service ou unité commerciale de Minto doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

4.2 Dans la plupart des cas, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée, par exemple par le biais de demandes d’emploi ou de documents justificatifs fournis par la personne.

4.3 Uniquement avec l’autorisation de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige, Minto peut également recueillir des renseignements personnels auprès de références, d’institutions financières, d’agences d’évaluation du crédit ou d’autres tiers.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Minto n’utilise ni ne communique les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis (comme indiqué à l’article 2.1), à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Minto ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou comme l’exige la loi.

5.1 Dans certaines circonstances, une communication sans consentement est justifiée ou permise, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire ou d’une demande de la part d’un organisme chargé de l’application de la loi ou d’autres autorités gouvernementales, ou lorsque Minto croit, pour des motifs raisonnables, que la communication est nécessaire pour protéger les droits ou la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable.

5.2 Notez également que vos informations peuvent être communiquées à des fournisseurs de services qui nous aident à établir ou maintenir notre relation avec vous. Ces organisations, telles que les fournisseurs de services de télécommunications et de services publics, les institutions bancaires et les agences de crédit, ainsi que les commerçants, les entrepreneurs et les fournisseurs de garanties qui exercent diverses fonctions dans le cadre d’une prestation de service, s’engagent à protéger vos renseignements personnels.

5.3 Notez que vos renseignements personnels peuvent être transférés dans un territoire étranger pour y être traités ou stockés par Minto ou ses fournisseurs de services, y compris des sociétés d’hébergement de données. Ces renseignements peuvent être fournis aux organismes chargés de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de ce territoire, sur demande, afin de se conformer aux lois du territoire en question.

5.4 Minto ne vend pas et ne vendra jamais de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.

5.5 Les renseignements personnels peuvent être partagés entre les entités qui composent Minto à des fins de vérification interne, de gestion, de facturation, de promotion ou d’administration, y compris pour défendre et intenter des actions en justice.

5.6 Minto ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il le juge nécessaire pour atteindre les fins déterminées à l’article 2.1 ou aussi longtemps que la loi l’exige. Minto a établi des échéanciers en matière de conservation de renseignements. Le personnel doit respecter ces échéanciers et Minto les rév Minto prend les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisée pendant toute la durée de leur conservation.

5.7 Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins précisées ou dont la conservation n’est plus requise par la loi seront détruits en toute sécurité, effacés ou rendus anonymes.

Principe 6 : Exactitude

Minto fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

1. Minto compte sur les personnes qui lui fournissent leurs renseignements personnels pour en assurer l’exactitude et leur caractère complet.
2. Minto a établi des procédures internes pour préserver l’intégrité des renseignements personnels reçus par les personnes conformément à des normes commerciales raisonnables.
3. Minto mettra à jour les renseignements personnels des clients lorsque cela s’avérera nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou sur notification de la personne.

Principe 7 : Mesures de sécurité

Minto protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

1. Grâce à des mesures de sécurité appropriées, Minto protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisés de ces renseignements.
2. Les mesures de protection comprennent des moyens matériels, organisationnels et techniques, y compris, mais sans s’y limiter :
   • l’accès aux locaux avec carte de sécurité ;
   • la restriction de l’accès des employés aux dossiers selon le principe du « besoin d’en connaître » ;
   • l’engagement en matière de confidentialité de la part de tous les employés ;
   • le verrouillage des renseignements personnels si nécessaire, de sorte qu’ils ne soient pas laissés sans surveillance à la vue de tous ;
   • des pare-feu, des logiciels de détection de logiciels malveillants, des mots de passe solides et des solutions logicielles pour la sécurité technique (notamment en veillant à ce que les renseignements ne soient recueillis sur les sites Web de Minto que cryptés à 128 bits suivant le protocole SSL (Secure Socket Layer) ; et
   • des révisions périodiques des initiatives de conformité en matière de protection de la vie privée.
3. Tous les employés de Minto ayant accès à des renseignements personnels sont tenus, comme condition d’emploi, de protéger les renseignements personnels qu’ils consultent ou qu’ils traitent. Les employés signent des accords de confidentialité et doivent suivre une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée.

Principe 8 : Transparence

Minto met à la disposition des personnes qui en font la demande des informations précises sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

8.1 Ces informations comprennent:

1. le nom, la fonction et l’adresse du responsable de la protection de la vie privée à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être acheminées ;
2. une description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède Minto ;
3. une description du genre de renseignements personnels que possède Minto, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés et de la façon dont ils sont communiqués ;
4. une copie de la présente politique ou d’autres renseignements qui expliquent les pratiques de Minto en matière de traitement des renseignements.

8.2. Minto met à disposition, sur demande, des informations pour aider les personnes à exercer des choix concernant l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le personnel de Minto est en mesure de répondre aux demandes de renseignements concernant ses pratiques en matière de traitement des renseignements, et de faire suivre de manière appropriée au responsable de la protection de la vie privée de Minto les questions sans réponse ou les plaintes relatives à la protection de la vie privée.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

Minto informe toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concerne, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permet de les consulter. Il est également possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

1. Minto donnera à toute personne qui en fait la demande écrite une possibilité raisonnable d’examiner ses renseignements personnels tels qu’ils apparaissent dans les dossiers de Minto, que ce soit sous forme électronique ou sur papier. La demande écrite doit être suffisamment détaillée pour permettre à Minto de localiser adéquatement et efficacement les documents demandés.
2. Minto fournira à toute personne qui en fait la demande un compte rendu de l’usage qui a été fait de ses renseignements personnels et, dans la mesure du possible, indiquera la source des renseignements.
3. Afin de protéger et de prévenir l’accès frauduleux aux renseignements personnels, nous pouvons prendre des mesures permettant de vérifier l’identité d’une personne, ou de son représentant légalement autorisé, avant de lui accorder l’accès à son dossier.
4. Minto répondra aux demandes d’accès dans un délai convenable et conformément aux délais prescrits par la législation pertinente.
5. Les personnes bénéficieront de toute l’assistance nécessaire pour accéder à leurs renseignements personnels ou pour les rendre compréhensibles, y compris pour clarifier les renseignements personnels qu’elles reçoivent en réponse à leur demande d’accès.
6. En fonction de la quantité de renseignements demandés, des frais minimes peuvent être facturés pour couvrir les coûts associés à la demande. Minto informera la personne de ces frais avant de répondre à sa demande d’accès.
7. Minto doit rapidement corriger ou apporter les modifications nécessaires aux renseignements personnels dont la personne, ou son représentant légalement autorisé, a démontré avec succès qu’ils étaient inexacts ou incomplets. Toute contestation quant à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements doit être notée dans le dossier de la personne. Le cas échéant, Minto transmettra aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question, tout renseignement modifié ou toute information concernant une contestation non réglée.
8. Le droit d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels ou de les corriger est soumis aux restrictions légales applicables. Si Minto n’a pas la garde des renseignements personnels demandés ou doit refuser de fournir à une personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons légales, réglementaires ou autres, une explication lui sera fournie si autorisée.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne peut se plaindre du non-respect par Minto des principes énoncés dans la présente politique de protection de la vie privée en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée.

1. Minto a mis en place des procédures pour recevoir, examiner, répondre et donner suite aux plaintes et aux demandes de renseignement concernant sa politique et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
2. À la suite d’une plainte, le responsable de la protection de la vie privée informera la personne plaignante de ce qui suit :
1. les résultats de l’enquête concernant la plainte ;
2. toute mesure corrective appropriée que Minto appliquera pour répondre à la plainte, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et de ses procédures.
3. Il convient de noter que Minto est situé au Canada, pays pour lequel la Commission européenne a rendu une décision positive d’adéquation. Les renseignements personnels concernant un résident de l’UE peuvent être stockés sur un serveur de Minto à condition que Minto se conforme au règlement général sur la protection des données (UE 2016/679). En tant que responsable de traitement de données, Minto a pris les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD.

Pratiques sur le Web

Suivi de l’utilisation

Nos sites Web peuvent enregistrer automatiquement certaines informations générales sur votre visite afin que Minto puisse procéder à une analyse statistique du Web à l’aide de Google Analytics et d’autres services d’analyse du Web. Nous voulons nous assurer que nos sites sont utiles aux visiteurs et que notre publicité est ciblée de manière responsable, de sorte que les personnes reçoivent des informations correspondant à leurs besoins et à leurs intérêts. Les informations recueillies auprès des utilisateurs peuvent inclure :

1. le domaine Internet de votre fournisseur de services Internet, comme « compagnie.com » ou « service.ca » et l’adresse IP de l’ordinateur que vous utilisez pour accéder au site Web de Minto ;
2. le type de navigateur que vous utilisez, comme Internet Explorer, Firefox ou Chrome ;
3. le type d’appareil utilisé pour accéder à nos sites Web ;
4. le type de système d’exploitation que vous utilisez, tel que Windows ou Macintosh ;
5. la date et l’heure de votre visite sur notre site, les pages de notre site que vous avez visitées et l’adresse du site Web précédent que vous avez consulté si vous avez accédé à notre site à partir d’un autre site Web ; et
6. la tranche d’âge, le sexe et les intérêts tels que déterminés par les indicateurs démographiques et d’intérêt générés par l’analyse d’audience.

En aucun cas, nous ne tentons de vous identifier personnellement en fonction de votre visite sur notre site. Si vous le souhaitez, vous pouvez refuser d’être suivi par un service d’analyse d’audience en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou, dans le cas de l’utilisation de Google Analytics par Minto, en obtenant le module complémentaire Google Analytics Opt-Out pour votre navigateur.

Les données recueillies à des fins d’analyse d’audience peuvent être traitées dans tout pays où l’organisme d’analyse d’audience utilisé par Minto exploite des serveurs, et peuvent être soumises à la législation en vigueur dans ce pays.

Témoins

Nous utilisons également des « témoins » (témoin) qui nous permettent de savoir que vous avez déjà consulté notre site et qui peuvent nous aider à adapter les informations à vos préférences personnelles. Un témoin est un petit fichier texte placé sur votre disque dur par un serveur de page Web. Le but est de vous faire économiser du temps lors de votre prochaine visite, de vous offrir une visite plus constructive et de mesurer l’activité du site Web. Les témoins ne révèlent pas votre identité. Toutefois, de nombreux navigateurs vous permettent de désactiver la collecte de témoins si vous le souhaitez, ou vous informent lorsqu’un témoin est stocké sur votre disque dur.

Publicité ciblée :

Lorsque vous interagissez avec les sites Web de Minto, des partenaires publicitaires tiers peuvent utiliser des témoins, des pixels-espions, des balises Web et des technologies similaires pour vous identifier en tant que visiteur de nos sites Web et vous présenter des publicités ciblées pour la promotion de Minto. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos informations à des fins de ciblage publicitaire en visitant ce site : https://youradchoices.ca/fr/outils, ainsi qu’en cochant l’option « do not track » de votre navigateur. Nous communiquons aussi occasionnellement vos renseignements personnels à des partenaires publicitaires de confiance dans le but de vous présenter des publicités ciblées au nom de Minto. Vous pouvez demander que vos renseignements personnels ne soient pas communiqués à nos partenaires publicitaires en contactant privacy@minto.com.

UTRES NOTES IMPORTANTES CONCERNANT NOS PRATIQUES SUR LE WEB

LIENS EXTERNES

Minto propose des liens vers d’autres sites Web qui, selon nous, peuvent vous intéresser. Nous ne sommes pas responsables des pratiques exercées par ces autres sites en matière de protection de la vie privée. Nous vous invitons à lire les déclarations de confidentialité de chaque site Web qui vous demande des renseignements personnels.

MÉDIAS SOCIAUX TIERS

Les médias sociaux utilisés par Minto servent d’extension à sa présence sur Internet. Les comptes sur les médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés sur les serveurs de Minto. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Minto par le biais des médias sociaux doivent lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces fournisseurs de services tiers et celles de toute application utilisée pour y accéder.

Nous pouvons vous offrir la possibilité d’interagir avec notre contenu par l’intermédiaire de sites Web et d’applications de réseaux sociaux tiers. Lorsque vous interagissez avec notre contenu de cette manière, vous pouvez nous autoriser à accéder à certaines informations associées à votre compte de média social (par exemple, votre nom, nom d’utilisateur, adresse électronique, photo) pour obtenir le contenu ou dans le cadre des activités du site Web ou de l’application. Nous pouvons utiliser ces informations pour confirmer votre identité et personnaliser votre expérience.

NOTE SPÉCIALE POUR LES PARENTS

Minto prend au sérieux ses obligations dans le cadre du Children’s Online Privacy Protection Act en ce qui concerne la collecte de renseignements personnels auprès de personnes de moins de treize (13) ans. Les sites Web de Minto ne sont pas destinés aux enfants et nous demandons aux enfants de moins de 13 ans de ne pas donner de renseignements personnels par l’intermédiaire de nos sites.

SÉCURITÉ

Aucune méthode de transmission ou de stockage des données n’est sûre à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez par l’intermédiaire des sites Web de Minto ou en relation avec ces sites. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous pensez que la sécurité de tout compte que vous pourriez avoir chez nous a été compromise), vous devez immédiatement nous informer du problème afin que nous puissions le résoudre rapidement. N’oubliez pas que le courrier électronique n’est pas une forme de communication sécurisée ; ne nous envoyez donc jamais de renseignements personnels à caractère sensible par courrier électronique.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée :

Si vous avez des questions sur cette politique ou sur les pratiques de Minto en matière de protection de la vie privée, ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée :

1. Responsable de la protection de la vie privée
2. Le Groupe Minto
3. 200-180 rue Kent
4. Ottawa, ON, Canada
5. K1P 0B6
6. privacy@minto.com

* NOTE : Nous ne pouvons pas garantir la sécurité des communications par courrier électronique sur Internet.

RÉVISIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Les révisions entreront en vigueur dès leur publication sur les sites Web de Minto.

Last Modified: June 28th, 2021

Introduction

At Minto, we respect your privacy and are committed to protecting it through our compliance with this Privacy Policy. Unless otherwise specified, the terms “Minto,” “we” or “us” refer to Minto Communities, LLC and its affiliated companies. However, please note that where a Minto company has individually adopted a different privacy policy, terms and conditions and/or legal disclaimers, such document will supersede this Privacy Policy for purposes of such Minto company.

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